10 привычек, которые крадут рабочее время

В малых дозах тратить время бывает полезно: ненадолго отвлекаясь от работы, мы даем мозгу возможность отдохнуть и зарядиться энергией, пробудить творческий потенциал, поднять настроение и избавиться от стресса. Но некоторые вещи крадут наше время и не приносят никакой пользы.

Рассказываем о привычках, которые вредят продуктивности, и как от них избавиться.

Прокрастинировать

Пытаясь избежать неприятной работы или последствий, мы лишь откладываем их.

Одни считают прокрастинаторов ленивыми. Другие полагают, что им просто трудно распоряжаться временем. Правда в том, что многие из нас тянут время, потому что не могут справиться со своими эмоциями.

«Мы прокрастинируем, когда задача вызывает чувство беспокойства, замешательства или скуки. И хотя сегодня это помогает чувствовать себя лучше, завтра мы в конечном итоге чувствуем себя хуже и отстаем», — объясняет Адам Грант, организационный психолог из Школы Уортона при Пенсильванском университете.

Как это исправить? Он советует научиться управлять эмоциями.

«Возможно, придется проявить сострадание к себе, пересмотреть свой подход к сложным задачам и обратиться за помощью. И если вы по-прежнему прокрастинируете, будьте осознаннее и согласуйте цели со своими ценностями. В конце концов, просто приступите к задаче. Это поможет разогнаться и приблизиться к ее завершению».

Работать в многозадачном режиме

Многие считают, что мультитаскинг заключается в том, чтобы сосредоточиться на нескольких задачах одновременно, но это не так. Многозадачность не только отнимает время, но и негативно влияет на наш мозг и снижает нашу продуктивность.

Это подтверждается многочисленными исследованиями. В 2009 году ученые из Стэнфорда доказали, что многозадачные люди с трудом переключаются между задачами, хуже справляются с деталями и менее организованы. По оценке Брайан Колледжа, мультитаскинг снижает производительность и обходится мировому рынку примерно в $450 млн в год.

В быту нам вполне удается есть на ходу или складывать белье, смотря телевизор. Но в офисе ситуация иная: человеческий мозг просто не может справляться с несколькими сложными задачами одновременно. Для переключения между ними потребуется время (до 30 минут), и это может привести к ошибкам.

Когда мы прерываем одну задачу другой, кратковременная память нарушается, объем внимания уменьшается, а способность решать проблемы ухудшается.

Для повышения производительности старайтесь избегать многозадачности на работе:

• создавайте списки дел или план на день и распределяйте их по блокам;
• сведите отвлекающие факторы к минимуму и концентрируйтесь на одной задаче за раз;
• работайте в команде, расставляя приоритеты и делегируя полномочия;
• попробуйте медитацию как способ повысить концентрацию и осознанность;
• изучите технику Pomodoro.

Выполнять чужую работу

По результатам исследования Zapier, 83% опрошенных сказали, что прикрывают или компенсируют работу коллег по 1-3 часа в день. И это серьезно снижает производительность.

Что сделать? Просто научиться отказывать. Если сказать «нет» трудно, рекомендуется использовать метод UNER. Он позволит сохранить с ними хорошие отношения.

Вот из чего состоит этот метод.

Понять (U — understand). Помните о том, в каком положении находится человек, когда просит о помощи.

Отказать (N — no). Вместо того чтобы действовать агрессивно или подчиниться, твердо откажите.

Объяснить (E — explain). Если вы не можете помочь, четко объясните, почему.

Рекомендовать (R — recommend). При возможности предложите альтернативу, например, другого человека, который мог бы помочь.

Обсуждать нерабочие вопросы

Не стоит позволять людям просто входить в кабинет в надежде, что вы свободны. Если вам неудобно говорить с кем-то, найдите в себе силы объяснить причину. Ваше время так же ценно, как и их.

Так называемые «разговоры у кулера» — обсуждения нерабочих вопросов в рабочее время — также крадут у нас немало времени. Они могут длиться долго, оставляя мало пространства для по-настоящему важных дел.

Несомненно, они необходимы, поскольку укрепляют отношения и делают команду сплоченной. Но им нужно знать меру.

Как это сделать?

Если в кабинете есть дверь, закрывайте ее, когда заняты. Можно даже повесть табличку «Не беспокоить». В опенспейсе для этого подойдут наушники.

Во время перерывов задавайте ограничения по времени. Можно даже установить таймер на 15 минут, чтобы не позволить беседе затянуться.

Еще один совет — сделать свой календарь доступным для коллег. Так они смогут видеть, когда вы свободны. А если нужно обсудить что-то, вы сможете выбрать время, подходящее всем.

Удаленные работники также могут воспользоваться подобными инструментами — например, режимом DND («Не беспокоить») в Slack.

Работать, когда работают все остальные

«Если у вас есть какая-то гибкость в плане прихода в офис, используйте ее, — советует автор бестселлеров по лидерству, спикер и ведущий подкастов Кэри Ньюхоф. — При возможности постарайтесь прийти на час или два раньше. Мы живем в культуре, где быть ранней пташкой не так уж сложно».

Он добавляет: «Режим работы во многом похож на режим дорожного движения: в 5:00 вся дорога в вашем распоряжении. В 8:00 может потребоваться в три раза больше времени, чтобы преодолеть то же расстояние».

Разумеется, появляться в офисе в 5:00 совсем не обязательно. Но, возможно, в 7:00 в нем будет гораздо тише. Кроме того, дорога на работу займет меньше времени и нервов, если успеть до часа пик.

Кэри утверждает, что если начать день без отвлекающих факторов, можно провести его намного продуктивнее, и, возможно, даже закончить его раньше. Производительность всегда будет проблемой, если работать только тогда, когда работают все остальные.

Не готовиться к встречам

Руководители тратят на совещания огромное число времени — по некоторым оценкам, целых 23 часа в неделю. При этом 71% респондентов считает совещания неэффективными и непродуктивными.

Прежде чем планировать или принимать приглашение на встречу, убедитесь, что она необходима. После рассмотрите альтернативные варианты, например короткий телефонный звонок или переписку в мессенджере.

Если встреча необходима, постарайтесь сделать ее как можно эффективнее: не затягивайте обсуждение, придерживайтесь плана и заранее устраните возможные проблемы, например, проверьте программное обеспечение.

Стремиться к идеальному результату

Перфекционисты тратят больше времени на то, что нужно сделать. В результате им его не хватает.

Решение: реалистично и практично относиться к задачам. Или, как резюмирует писательница Анджела Уотсон: «Совершенство невозможно; просто старайтесь делать все, что в ваших силах».

Отвлекаться на незначительные задачи

Когда в списке дел появляются новые мелкие вопросы, они кажутся более важными и заставляют переключиться на них.

В психологии это называется «синдром блестящего объекта» — люди склонны отвлекаться на все новое и захватывающее.

«Выполнение множества мелких заданий дает прилив дофамина, который заставляет нас чувствовать себя превосходно, пока мы не осознаем, что откладываем самую приоритетную работу», — объясняет Анна Дирмон Корник, эксперт по тайм-менеджменту.

Например, человек собирается погрузиться в работу, но вспомнил, что у него закончилась туалетная бумага, заказывает ее на маркетплейсе, а затем вспоминает о дне рождения мамы и ищет ей подарок. Погружаясь в мелкие задачи, мы упускаем самые важные — например, подготовку к встрече.

Вот как побороть «синдром блестящего объекта».

Изучите свой список дел и выберите три самых приоритетных.

Затем запланируйте временные блоки для сосредоточенной работы над каждым из них.

Постарайтесь не отвлекаться на небольшие задачи, пока вы не завершите три главных. После попробуйте делегировать их, автоматизировать или отказаться от них, если это возможно.

Тратить время на поиски

Иногда искать записки, телефонные номера или сайты долго и утомительно. Чтобы этого избежать, старайтесь быть организованнее.

Изучите текущую систему хранения документов и подумайте, как сделать ее удобнее для использования.

Убедитесь, что у вас есть эффективная система для отслеживания контактной информации. Нужный номер телефона всегда должен быть под рукой. Не забывайте поддерживать связь с теми, с кем недавно познакомились — это может быть полезно в будущем.

Если на рабочем столе беспорядок, то поиск документов также занимает слишком много времени. А еще это очень отвлекает от работы.

Чтобы избежать дублирования и не тратить время на поиск документов, используйте строгую систему именования файлов. Всегда сохраняйте файлы в определенном месте и распределяйте по папкам.

Всякий раз, когда вы закончите что-то использовать, положите это на место. Таким образом, в следующий раз вы будете знать, где это найти.

Переживать

«Сколько времени вы проводите каждый день, беспокоясь о том, что может случиться? Беспокойство занимает ценное место в нашем сознании и ежедневнике» — отмечает коуч Брайан Бартес. Нельзя сфокусироваться на важном, если бесконечно думать о том, что будет дальше.

Нет простого способа остановить это, но каждый заслуживает быть счастливым. «Работайте над культивированием положительных эмоций и стремитесь к простым удовольствиям. Когда у вас войдет в привычку быть счастливым, вы с меньшей вероятностью позволите тревогам отвлекать вас», — добавляет он.

Источник: rb.ru