Автоматизация в производственной компании

Основные процессы автоматизации (процессы могут совмещаться): 

1. Напоминание: сообщение о событии заранее, может быть установлено несколько напоминаний. Например, срок окончания договора, дата выставление счета, время для звонка и т.п.
2. Предупреждение: в случае невыполнения, предупреждения сотрудника о задержке им запланированного задания.
3. Информирование руководителя о сотруднике: информирование руководителя о задержке сотрудником выполнения дела.
4. Повторы – продолжение предупреждений или информирования по заданному интервалу времени, пока дело не будет выполнено. Например: предупреждение исполнителю каждые 0,5 рабочих часа (30 мин) после срока выполнения задачи (сообщение: что и когда нужно было сделать), при невыполнении, через 4 рабочих часа сообщение уходит руководителю (сообщение: кто, что, когда не сделал) и повторяется руководителю каждый рабочий час, пока задание не будет выполнено сотрудником.   
5. Раз в заданный период (месяц, неделя, другое) руководитель получает отчет по сотрудникам с перечнем задержанных дел.  
6. Информирование сотрудника о достижении или о недостижении показателя за заданный период, например за неделю.
7. Создание документа (бухгалтерского, отчетного, инструкции, чек-листа) при достижении определенного этапа в работе.
8. Согласование с исполнителями или руководителями документа, заказа.
9. Роботизированное общение с пользователями по телефону или в чате по заданному алгоритму, устно или письменно.
10. Создание текста, изображения по заданным параметрам с использованием ИИ.
11. Создание типового проекта (задания сотрудникам) по заданным параметрам.
12. Расчет результата по заданным параметрам, например, расчет веса изделия по данным материалов. 
13. Выполнение повторяющихся операций с помощью роботизированной системы.
14. Формирование, отправка заявок на покупку и на доставку при снижении количества материалов на складе ниже контрольной цифры, при формировании материалов под заказ. Обработка ответов поставщиков на заявки.
15. Поздравления сотрудников, клиентов и партнеров.

Места использования автоматизации в компании

Работа с клиентами

1. Лиды – автоответы клиентам согласно темы или истории отношений, информирование клиентов о появлении нужного товара или цены, информировние о заполнении карточки клиента в СРМ: полное/неполное, напоминания менеджеру при задержке ответа клиента, контроль частоты контактов менеджеров с лидами разных статусов (например, активные, пассивные, отказники, бывшие заказы), распределение клиентов между менеджерами, сбор и обработка профильных заказов с тендерных площадок.
2. КП – напоминание, внутреннее согласование, контроль отправки, контроль ответа клиента, контроль дожима.
3. Договор – напоминание, внутреннее согласование, контроль отправки, согласование с клиентом, контроль подписания с двух сторон, информирование коллег, контроль получения документов, контроль срока действия, контроль соблюдения важных условий договора.
4. Счет - напоминание, формирование, контроль отправки, контроль оплаты клиентом, информирование коллег.
5. УПД, акт - напоминание, формирование, контроль отправки, контроль подписания клиентом, контроль получения документов, информирование коллег.
6. Отзыв – просьба клиенту оставить отзыв, контроль получения, информирование коллег, в случае отрицательного отзыва – контроль исправлений (ответ клиенту, изменения в компании).
7. Опросы клиентов – по работе своих сотрудников, по потребностям клиента.
8. Итоги проекта – сбор оценок и комментариев с сотрудников, участвующих в проекте. Финансовые показатели проекта. Список дел и сотрудников, по которым были нарушения по времени или качеству при выполнении, выводы по нарушениям.
9. Ценообразование в зависимости от операционных затрат, от цен поставщиков, от предыдущих цен с данным клиентом.
10. Рассылка по клиентам тематических новостей, поздравлений. 

Работа с сотрудниками

1. Дни рождения – напоминание заранее руководителю, HR-менеджеру, поздравление сотруднику.
2. Нерабочие и профессиональные праздники - напоминание заранее сотрудникам, HR-менеджеру, поздравление сотрудникам.
3. Опоздания- фиксация времени начала работы утром, после обеда, после перерывов.
4. Болезни – возможность предупредить руководителя, запустить процесс замены заболевшего, перевести важные дела заболевшего на другого сотрудника, оповестить кадровую службу.
5. Отпуск – заранее напомнить сотруднику, руководителю, заранее запустить процесс замены, перевести важные дела на другого сотрудника, заранее оповестить кадровую службу.
6. Отсутствие на работе за свой счет – оповестить руководителя, запустить процесс замены, перевести важные дела на другого сотрудника, оповестить кадровую службу.
7. Задачи – постановка, контроль по времени, согласование, отчетность.
8. Заявки – материалы, документы, работы.
9. Опросы сотрудников по условиям работы, по предложениям.
10. Анализ загрузки сотрудников.
11. Анализ результативности работ: план-факт.
12. Контроль сроков допусков, лицензий, договоров, контрактов, техконтроля.
13. Напоминание о соответствующих инструкциях в зависимости от вида работ.
14. Расчет премий в зависимости от результата работ.
15. Обучение сотрудников, подбор профильных новостей, знаний, проведение тестов.

Работа с поставщиками

1. Дни рождения – напоминание заранее руководителю, профильному менеджеру, поздравление поставщику.
2. Профессиональные и общие праздники – напоминание заранее руководителю, профильному менеджеру, поздравление поставщику.
3. Заявки поставщикам при снижении количества материалов на складе ниже контрольной цифры.
4. Заявки-аукционы поставщикам по поиску материалов.
5. Торги по скидкам, контроль роста цен в зависимости от объема закупок.
6. Объединение закупок между партнерами, отделами.
7. Контроль сроков договоров.

Склад

1. Списание под комплект.
2. Самозаказ поставщику при уменьшении остатков материалов.
3. Анализ использования инструментов, оборудования.
4. Увеличение оценки стоимости материалов на складе с учетом увеличения цен поставщиков.
5. Контроль, возврат подотчетных материалов и инструментов.

Финансы

1. Прогноз и контроль доходности остатков на депозитах.
2. Прогноз кассовых разрывов.
3. Автоплатежи.
4. Финансовый анализ.
5. Информирование контрагентов о совершенных платежах.  

ООО «Успех бизнеса»